Nebenkostenabrechnung prüfen: Fehler finden, Fristen kennen & Geld sparen
12. Februar 2026
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist die jährliche Abrechnung der Nebenkosten, die Mieter zusätzlich zur Kaltmiete zahlen. Der Vermieter legt darin offen, welche Betriebskosten im vergangenen Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind und verrechnet diese mit den monatlichen Vorauszahlungen des Mieters.
Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung (Sie haben weniger vorausgezahlt als angefallen) oder eine Gutschrift (Sie haben mehr vorausgezahlt als nötig). Laut Deutschem Mieterbund ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Deshalb lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig zu prüfen.
Welche Kosten zählen zu den Nebenkosten?
Nicht alle Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist genau geregelt, welche Kostenarten umlagefähig sind:
Umlagefähige Betriebskosten
| Kostenart | Beispiel | |-----------|----------| | Heizkosten | Gas, Öl, Fernwärme, Wartung der Heizanlage | | Warmwasserkosten | Warmwasserbereitung und -verteilung | | Wasserversorgung | Frischwasser, Wasseruhr, Wassergeld | | Entwässerung | Kanalgebühren, Abwasser | | Müllabfuhr | Mülltonnen, Sperrmüll (regulär) | | Straßenreinigung | Kommunale Straßenreinigung, Winterdienst | | Gebäudereinigung | Treppenhaus, Flure, Gemeinschaftsräume | | Gartenpflege | Rasenmähen, Heckenschnitt, Baumfällung | | Aufzug | Wartung, Strom, TÜV-Prüfung | | Gebäudeversicherung | Feuer, Sturm, Leitungswasser, Haftpflicht | | Grundsteuer | Kommunale Grundsteuer | | Beleuchtung | Strom für Außenbeleuchtung, Treppenhaus | | Schornsteinfeger | Kehr- und Messgebühren | | Hauswart | Hausmeisterkosten (ohne Verwaltung und Reparatur) | | Sonstige Kosten | Gemeinschaftsantenne, Kabelanschluss |
Nicht umlagefähige Kosten
Folgende Kosten darf der Vermieter nicht auf Sie umlegen:
Was ist der Umlageschlüssel?
Der Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel) bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Es gibt verschiedene Methoden:
Die wichtigsten Verteilerschlüssel
| Schlüssel | Beschreibung | Typische Anwendung | |-----------|-------------|--------------------| | Wohnfläche | Kosten werden nach Quadratmetern verteilt | Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Gartenpflege | | Verbrauch | Kosten nach tatsächlichem Verbrauch (Zähler) | Heizung, Wasser (mindestens 50 % nach Verbrauch) | | Personenzahl | Kosten nach Anzahl der Bewohner | Müllabfuhr, Wasserversorgung | | Wohneinheiten | Kosten zu gleichen Teilen | Aufzug, Kabelanschluss |
Wichtig: Bei Heiz- und Warmwasserkosten schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Der Rest wird nach Wohnfläche verteilt.
Der Umlageschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein. Fehlt eine Vereinbarung, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB).
Häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung enthält oft Fehler. Prüfen Sie Ihre Abrechnung besonders auf diese typischen Probleme:
1. Falsche Wohnfläche
Der häufigste Fehler: Die angegebene Wohnfläche stimmt nicht mit dem Mietvertrag überein. Schon wenige Quadratmeter Abweichung können zu einer deutlichen Mehrbelastung führen.
Tipp: Vergleichen Sie die Wohnfläche in der Abrechnung mit der im Mietvertrag. Bei Abweichungen über 10 % haben Sie Anspruch auf eine Mietminderung.
2. Nicht umlagefähige Kosten enthalten
Vermieter rechnen gelegentlich Kosten ab, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Achten Sie auf Positionen wie Verwaltungskosten, Reparaturen oder Instandhaltungsrücklagen.
3. Falscher oder wechselnder Umlageschlüssel
Der Umlageschlüssel muss einheitlich und nachvollziehbar angewendet werden. Ein Wechsel des Schlüssels ohne Vereinbarung oder Begründung ist nicht zulässig.
4. Doppelte Abrechnung
Manchmal werden Kosten doppelt erfasst, etwa wenn Hausmeisterkosten sowohl einzeln als auch in einer Pauschale auftauchen.
5. Fehlende Vorauszahlungen
Prüfen Sie, ob Ihre monatlichen Vorauszahlungen korrekt und vollständig berücksichtigt wurden. Vergleichen Sie die Summe mit Ihren Kontoauszügen.
6. Leerstand wird umgelegt
Der Vermieter darf den Kostenanteil leerstehender Wohnungen nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Die Leerstandskosten muss der Vermieter selbst tragen.
7. Abrechnungsfrist überschritten
Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei verspäteter Zustellung müssen Sie eine Nachzahlung nicht leisten.
Nebenkostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt
So gehen Sie systematisch vor, um Ihre Nebenkostenabrechnung zu kontrollieren:
Schritt 1: Formelle Prüfung
Schritt 2: Wohnfläche und Umlageschlüssel prüfen
Schritt 3: Einzelne Positionen prüfen
Schritt 4: Vorauszahlungen prüfen
Schritt 5: Belegeinsicht fordern
Sie haben das Recht, alle Originalbelege (Rechnungen, Verträge, Ableseprotokolle) beim Vermieter einzusehen (§ 259 BGB). Fordern Sie die Belegeinsicht schriftlich an.
Tipp: Fotografieren oder kopieren Sie die Belege für Ihre Unterlagen.
Fristen und Ihre Rechte als Mieter
Abrechnungsfrist des Vermieters
Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen eingehen.
Folge bei Fristversäumnis: Sie müssen eine Nachzahlung grundsätzlich nicht leisten. Guthaben steht Ihnen aber weiterhin zu.
Widerspruchsfrist für Mieter
Nach Erhalt der Abrechnung haben Sie 12 Monate Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Innerhalb dieser Frist können Sie:
Achtung: Auch wenn Sie Widerspruch einlegen, müssen Sie eine Nachzahlung zunächst unter Vorbehalt leisten, sofern die Abrechnung formal korrekt ist. Andernfalls riskieren Sie eine Kündigung wegen Zahlungsverzugs.
Recht auf Belegeinsicht
Ihr Recht auf Belegeinsicht nach § 259 BGB ist ein wichtiges Kontrollinstrument:
Widerspruch einlegen: So gehen Sie vor
Wenn Sie Fehler in Ihrer Nebenkostenabrechnung finden, sollten Sie schriftlich Widerspruch einlegen:
1. Schriftlich widersprechen (per Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung) 2. Konkrete Fehler benennen (nicht pauschal widersprechen) 3. Frist einhalten (12 Monate nach Erhalt der Abrechnung) 4. Belegeinsicht fordern (falls noch nicht geschehen) 5. Nachzahlung unter Vorbehalt leisten (Vermerk bei Überweisung: "Zahlung unter Vorbehalt der Prüfung")
Wann sollten Sie Hilfe suchen?
In diesen Fällen ist professionelle Unterstützung sinnvoll:
Mieterverein
Ein Mieterverein (z.B. Deutscher Mieterbund) bietet:
Die Mitgliedschaft kostet in der Regel 50 bis 100 Euro pro Jahr und lohnt sich besonders bei hohen Nachzahlungen oder wiederkehrenden Fehlern.
Rechtsanwalt
Bei komplexen Fällen oder wenn der Vermieter nicht kooperiert, kann ein auf Mietrecht spezialisierter Rechtsanwalt helfen. Prüfen Sie, ob Ihre Rechtsschutzversicherung Mietrecht abdeckt.
Verbraucherzentrale
Die Verbraucherzentralen bieten ebenfalls Beratung zu Nebenkostenabrechnungen an, oft zu günstigen Pauschalen.
Tipps zum Sparen bei den Nebenkosten
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Bei Versäumnis dieser Frist muss der Mieter eine Nachzahlung nicht leisten.
Was kann ich tun, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist?
Legen Sie innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt schriftlich Widerspruch ein. Benennen Sie die konkreten Fehler und fordern Sie Belegeinsicht an. Zahlen Sie eine eventuelle Nachzahlung unter Vorbehalt.
Muss ich die Nachzahlung sofort bezahlen?
Die Nachzahlung ist in der Regel 30 Tage nach Zugang der Abrechnung fällig, sofern im Mietvertrag keine andere Frist vereinbart ist. Auch bei Widerspruch sollten Sie unter Vorbehalt zahlen.
Was bedeutet Belegeinsicht?
Das Recht auf Belegeinsicht nach § 259 BGB bedeutet, dass Sie alle Rechnungen, Verträge und Ableseprotokolle einsehen dürfen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter muss Ihnen die Einsicht ermöglichen.
Welche Nebenkosten dürfen nicht umgelegt werden?
Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen und Leerstandskosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden. Nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Kostenarten sind umlagefähig.
Wie hoch sind durchschnittliche Nebenkosten?
Laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes liegen die durchschnittlichen Nebenkosten bei ca. 2,17 bis 2,88 Euro pro Quadratmeter monatlich. Die tatsächlichen Kosten variieren je nach Region, Gebäude und Verbrauch.
Kann der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen?
Ja, nach einer Nachzahlung darf der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen in angemessener Höhe anpassen (§ 560 BGB). Auch der Mieter kann bei Guthaben eine Senkung verlangen.
Lohnt sich ein Mieterverein für die Prüfung?
Ja, besonders wenn Ihre Nachzahlung hoch ist oder Sie regelmäßig Fehler vermuten. Die jährliche Mitgliedschaft (50-100 Euro) kann sich schnell durch eingesparte Nachzahlungen rechnen.
Fazit: Nebenkostenabrechnung immer prüfen
Jede Nebenkostenabrechnung verdient eine gründliche Prüfung. Angesichts der hohen Fehlerquote können Sie bares Geld sparen. Achten Sie besonders auf die korrekte Wohnfläche, den Umlageschlüssel und die Einhaltung der 12-Monats-Frist. Nutzen Sie Ihr Recht auf Belegeinsicht und legen Sie bei Fehlern rechtzeitig Widerspruch ein.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
1. Frist prüfen – Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Abrechnungsende zugehen 2. Wohnfläche vergleichen – Muss mit dem Mietvertrag übereinstimmen 3. Nur umlagefähige Kosten – Verwaltung und Reparaturen dürfen nicht enthalten sein 4. Umlageschlüssel kontrollieren – Muss einheitlich und nachvollziehbar sein 5. Belegeinsicht nutzen – Originalrechnungen prüfen 6. Widerspruch innerhalb von 12 Monaten – Schriftlich und mit konkreten Fehlern
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